AMS allmänna råd om tillämpningen av förvaltningslagen (1986:223)

beslutade den 19 augusti 1991.

 Upphör att gälla  AMSFS 2007:45

till 7 §

Allmänna krav på handläggningen av ärenden

1 § En föredragning är skriftlig eller muntlig. Beslutsfattaren avgör vilken form av föredragning som skall användas. Vid en skriftlig föredragning lämnar föredraganden ett färdigformulerat förslag till beslut till beslutsfattaren tillsammans med beslutsunderlaget.

till 9 § ff

Ombud

2 § Ett ombud företräder parten som om det vore parten själv. Myndigheten ska förvissa sig om att ombudet har fullmakt, antingen en skriftlig fullmakt eller en muntlig som parten lämnar inför myndigheten. En skriftlig fullmakt läggs i akten, en muntlig fullmakt antecknas på någon handling i akten. Avvisning av ombud bör inte företas utan att samråd har skett med AMS Juridik. (ändrad 970101)

till 10 §

Inkommande handlingar

3 § Handlingar till en myndighet sänds på avsändarens risk. Vem som är "behörig tjänsteman" på myndigheten (registrator eller liknande befattningshavare) avgörs med ledning av arbetsordning, andra föreskrifter och befattningsbeskrivningar.

Det behövs inte någon omfattande utredning om att en handling faktiskt fanns i myndighetens lokal före klockan 24.00. Det räcker med att detta inte är osannolikt. Även när det gäller att avgöra om en handling har avskilts för myndigheten på posten en viss dag bör beviskravet sättas lågt.

Vad här sägs om handling gäller också det som sänds med fax, e-post eller andra elektroniska transporter. (ändrad 970101)

4§ Försändelser till en tjänsteman personligen, behandlas som privat post. Privat post får inte öppnas av myndigheten, utan skall överlämnas till tjänstemannen. Denne avgör det är fråga om en allmän handling. I så fall skall handlingen överlämnas till registrator för diarieföring eller annan registrering.

I samband med att tillstånd ges att använd verkets e-postsystem förutsätts att användaren accepterar att - i de fall e-posten inte öppnas av mottagaren inom rimlig tid - ansvarig chef får ta del av innehållet för att vidta erforderliga åtgärder med försändelsen. (ändrad 970101)

Annan post än privat post är tjänstepost.

5 § Kuvert till handlingar som kommit in efter fastställd tid (t ex tjänsteansökningar, anbud och överklagningar) skall bifogas handlingarna. Detta gäller också kuvert till försändelser som postverket returnerat som obeställbara.

6 § 5 Lösen skall inte betalas för försändelser som är otillräckligt frankerade. Sådana försändelser skall lämnas tillbaka oöppnade till posten tillsammans med avierna om lösen.

Lösenbelagda försändelser från utlandet skall dock lösas ut.

7 § Värdeförsändelser som har antecknats i postens ankomst- och registreringsbok (varje postöppningsställe får en kopia, s k ankomst- och registreringlista från posten) kvitteras av den som har fått fullmakt för det.

Alla försändelser som innehåller kontanter, checkar, bankgiroanvisningar eller andra betalningsmedel skall antecknas i en s k kontrollbok (blankett AMS E 3540) av dem som öppnat posten samt tas om hand enligt länsarbetsnämndens ekonomiadministrativa rutiner.

8 § All inkommande tjänstepost skall förses med uppgift om myndighetens eller arbetsställets namn och ankomstdatum.

9 § Hemligstämpling av handlingar regleras i 15 kap 3 § sekretesslagen (SFS 1980:100).

till 11 § ff

Jäv

10 § Jäv betyder tvivel om opartiskhet. Jäv innebär att den berörda tjänstemannen inte alls får befatta sig med saken.

Bestämmelserna om jäv måste beaktas redan i inledningsskedet av beredningen.

Personalföreträdare i en styrelse är inte jäviga enbart därför att de är fackliga funktionärer eller därför att de tidigare i ärendet har deltagit i en MBL-förhandling - se 14 § personalföreträdarförordningen (1987:1101).

till 16 § ff

Parts rätt att få del av uppgifter

11 § Sekretesslagen innehåller inte några begränsningar i partens rätt för arbetsmarknadsverkets verksamhetsområde.

12 § Skyldigheten att kommunicera material är begränsad till vad som "tillförts ärendet". Förutom yttranden och dylikt som kommit till i ärendet hör även t ex tjänsteanteckningar som gjorts under ett telefonsamtal hit. Det avgörande är om materialet innehåller sakuppgifter som har betydelse för det beslut man avser att fatta. Ett förslag till motivering för ett avslagsbeslut är inte något som tillförts ärendet och ska därför normalt inte kommuniceras med parten.

Förvaltningslagens regler innehåller endast de minimikrav som måste uppställas på handläggningen av ärenden. Många gånger kan åtgärder behöva vidtas även om det inte är uttryckligen angivet i förvaltningslagen. Det kan t ex finnas anledning till kommunicering även om ärendet formellt sett inte tillförts något nytt.

Det väsentliga är att bedömningen kommer att vila på ett fullständigt och rättvisande underlag. Kommunicering kan därför behövas även om det endast gäller en fråga där en överprövande myndighet vill avgöra ett ärende av andra skäl än dem som har diskuterats vid den tidigare handläggningen.

Undantagen från skyldigheten att kommunicera avser situationer då det sakligt sett framstår som obehövligt eller olämpligt att kommunicera. Att myndigheten är särskilt arbetstyngd eller har stora mängder ärenden av samma slag är inte skäl för att låta bli att kommunicera. Om muntlig kommunicering skett skall detta noteras i sökandeakten och signeras av handläggaren.

Om beslut

13 § Beslut bör dokumenteras på något av följande sätt och beslutet får bara finnas på ett dokument.

- protokoll

- föredragningslista (beslutslista)

- beslutsbrev (arkivexemplar)

- beslut på handling i akten

- beslut på särskilda fastställda blanketter.

Beslut i styrelsen och i delegationer dokumenteras i sammanträdesprotokollen.

14 § Ett brev är ofta ett lämpligt sätt när man vänder sig till en enskild. I enkla ärenden kan det vara mest ändamålsenligt med en kort notering på en handling i akten t ex ett brev som har kommit in med en begäran.

15 § Beslut och beslutsmotiveringar förutsätts vara entydiga och fullständiga.

Beslut som fattas på en blankett fattas enligt anvisningarna på blanketten.

Beslut som utformas i protokoll, föredragningslistor eller beslutsbrev skall vara enkla till sin utformning. Följande formuleringar bör användas:

- vid bifall: arbetsförmedlingen bifaller ansökan

- vid avslag: arbetsförmedlingen avslår ansökan

- när ansökan inte tas upp till prövning (t ex för att den har kommit in för sent): arbetsförmedlingen avvisar ansökan.

till 21 §

Underrättelse om beslut

16 § Det finns inte några föreskrifter om sättet för underrättelse till parten.

Underrättelsen kan skickas med posten, lämnas ut eller liknande. Bifallsbeslut och andra beslut som inte går att överklaga kan i regel expedieras på detta sätt.

Om underrättelse av beslut sker genom e-post som en bilaga till ett e-postmeddelande, förutsätts att beslutet finns på pappersutskrift som undertecknats och lagts till handlingarna i ärendet. (ändrad 970101))

Om beslutet går att överklaga måste man veta när parten fick del av beslutet för att kunna avgöra om överklagandet har kommit in i rätt tid eller inte. Underrättelsen bör i så fall skickas genom delgivning eller på något annat sätt som ger klart besked om tidpunkten för underrättelsen.

17 § Föreskrifterna om delgivning finns i delgivningslagen (1970:428) och delgivningsförordningen (1979:101).

Delgivning används när en myndighet måste vara säker på att en part nåtts av en underrättelse eller om myndigheten måste veta när en part har blivit underrättad, t ex för att kunna avgöra om ett överklagande har kommit in i rätt tid. Exempel:

- när en myndighet kallar någon som måste inställa sig, t ex när en arbetsgivare kallas till överläggning enligt 8 § främjandelagen (1974:13)

- när en myndighet underrättar en part om ett avslagsbeslut eller något annat beslut som går att överklaga (21 § förvaltningslagen)

- vid kommunicering av uppgifter som har tillförts ett ärende (17 § förvaltningslagen).

18 § Arbetsmarknadsverket har rätt att använda delgivning enligt delgivningslagen.

Om arbetsförmedlingen på förhand bedömer att ordinär delgivning är utsiktslös får stämningsmannadelgivning användas direkt.

Är det i något fall särskilt viktigt att snabbt få ett bevis om delgivning, kan också det vara anledning att direkt använda stämningsmannadelgivning.

till 23 §

Hur beslut överklagas

19 § Om det inte finns en förtryckt underrättelse om överklagande på en beslutsblankett e dyl skall följande underrättelse användas

:"Hur man överklagar:

Om Ni vill överklaga detta beslut skall Ni skriva till Arbetsmarknadsstyrelsen. Brevet skall dock skickas eller ges in till (beslutsfattande instans med angivande av adress).

Ert brev måste ha kommit in till (beslutsfattande instans) inom tre veckor från den dag som Ni fick del av beslutet. Annars finns risk för att för att Ert överklagande inte får tas upp till prövning.

I brevet ska ni tala om vilket beslut som överklagas, t ex genom att ange beslutets datum och beteckning (diarienummer) och vilken ändring ni vill ha."

Om beslutet inte kan överklagas skall parten självfallet underrättas om detta, t ex på följande sätt: "Detta beslut får inte överklagas (tillämplig författningsbestämmelse)".

till 24 §

20 § Länsarbetsnämnde är beslutsfattande myndighet oavsett var inom myndigheten beslutet fattas, t.ex. vid en arbetsförmedling eller ett arbetsmarknadsinstitut (beslutsfattande instans).

Den som meddelat beslutet prövar på länsarbetsnämndens vägnar om en skrivelse med överklagande har kommit in i rätt tid.

_______________________

Dessa allmänna råd träder i kraft den 1 september 1991. Samtidigt upphör motsvarande föreskrifter och allmänna råd i lan-handboken och af-handboken att gälla.

-------------------

Dessa allmänna råd upphör att gälla den 1 januari 2008 genom AMSFS 2007:45

------------------